Vers la fin du papier pour les assemblées générales

Fin du papier pour les assemblées générales de copropriété : ce que prévoit la nouvelle réglementation

Depuis le 1er juillet 2024, une évolution majeure impacte la tenue des assemblées générales de copropriété en France : la dématérialisation devient la norme, marquant ainsi la fin progressive du papier pour la convocation, la tenue et le vote en assemblée générale. Cette réforme s’inscrit dans une volonté de modernisation, d'efficacité et de transition écologique.

Un tournant numérique pour la gestion des copropriétés

Cette réforme découle de la loi ELAN (Évolution du Logement, de l’Aménagement et du Numérique), complétée par l’ordonnance du 30 octobre 2019 et précisée par des décrets récents. Le texte impose désormais aux syndics professionnels et non professionnels la mise à disposition par voie électronique de plusieurs documents et formalités liés à l’assemblée générale :

• Envoi de la convocation par courrier électronique (avec accord préalable du copropriétaire),

• Dématérialisation de l’ordre du jour et des documents annexes,

• Possibilité de participation à distance par visioconférence ou audioconférence,

• Vote électronique via des plateformes sécurisées.

Obligations nouvelles pour les syndics

À compter de 2024, les syndics doivent impérativement :

• Proposer le vote électronique aux copropriétaires (article 17-1 A de la loi de 1965) ;

• Prévoir un système fiable d’identification des votants et de sécurisation des scrutins ;

• Respecter les délais et modalités d’envoi dématérialisé des convocations et procès-verbaux ;

• Assurer l’accessibilité des documents via un espace en ligne sécurisé (extranet).

Il est à noter que l'accord du copropriétaire est requis pour recevoir la convocation par voie électronique. À défaut, l’envoi par courrier recommandé reste possible.

Quels bénéfices pour les copropriétaires ?

Cette transition numérique vise à :

• Faciliter la participation des copropriétaires, notamment à distance ;

• Réduire les coûts liés à l’envoi postal ;

• Accélérer la communication et la diffusion des décisions ;

• Réduire l’impact environnemental lié à l’usage massif du papier.

Les limites et points de vigilance

Malgré ses avantages, cette réforme soulève quelques préoccupations :

• La fracture numérique : certains copropriétaires, notamment âgés, peuvent rencontrer des difficultés avec les outils numériques ;

• Le risque de sécurité informatique lié à l’identification et à la confidentialité des votes ;

• L’importance pour les syndics de mettre à jour leurs pratiques et outils, sous peine de nullité de certaines décisions prises en assemblée.

La fin du papier pour les assemblées générales marque une étape importante dans la digitalisation de la gestion des copropriétés. Si elle promet des gains d'efficacité et de transparence, elle impose également une adaptation rigoureuse de la part des syndics et une attention particulière à l'inclusion numérique de tous les copropriétaires.